Pentingnya Membuat Nota Bagi Perusahaan Fungsi Nota

Nota umumnya ditujukan sebagai bentuk dokumen verifikasi tertulis untuk setiap transaksi ataupun keperluan lain. Biasanya fungsi nota mempunyai bagian penting dari sistem pembukuan dan pencatatan bagi perusahaan.

Sebagai sistem pencatatan, berbagai jenis bisnis biasanya memerlukan nota sebagai peralatan kantor untuk kelangsungan operasional perusahaan, termasuk untuk  keperluan surat jalan dan tanda terima. Lalu sebagai pembukuan, nota tidak hanya dibutuhkan oleh perusahaan besar. Bisnis kecilpun membutuhkannya sebagai acuan untuk memantau transaksi internal ataupun eksternal dengan lebih akurat. Dengan begitu, ketika mendapatkan komplain atau klaim, maka tersedia salinan sebagai acuannya.

Fungsi Nota

Berikut diulas lebih luas mengenai fungsi nota dan pentingnya membuat nota bagi perusahaan.

1. Sebagai pencatatan transaksi  internal

Nota perusahaan berfungsi untuk pencatatan transaksi  internal perusahaan. Pencatatan ini bisa meliputi bukti kas masuk, kas keluar, dan memo. Pada pencatatan keuangan tersebut, nota menjadi bukti bahwa perusahaan telah menerima uang maupun mengeluarkan uang untuk berbagai keperluan di internal.

2. Sebagai pencatatan transaksi eksternal

Fungsi nota perusahaan juga untuk pencatatan transaksi eksternal perusahaan.  Pencatatan ini bisa meliputi bukti transaksi pembelian dan penjualan secara kredit maupun tunai. Pada pencatatan keuangan tersebut, nota menjadi acuan bagi kedua belah pihak yang melakukan transaksi.

3. Melengkapi laporan keuangan

Dengan Nota, dapat memberikan informasi yang berkaitan dengan laporan keuangan yang dengan lengkap dan lebih rinci bagi perusahaan. Misalnya apakah transaksi pembayaran bersifat Lunas atau DP. Lalu juga mencantumkan nama pihak yang terkait, jenis produk, tanggal transaksi, dan tanda tangan.

Pentingnya Membuat Nota Bagi Perusahaan Fungsi dan Contoh Nota

Apa saja yang perlu dimasukkan ke Nota?

Untuk memaksimalkan fungsi nota, terdapat hal-hal yang perlu dimasukkan ke dalam desain nota, beberapa di antaranya sebagai berikut.

Baca Juga  Perbedaan Sertifikat dan Piagam Beserta Fungsinya

1. Logo, melengkapi nota dengan logo perusahaan dapat membuatnya tampak lebih profesional.

2. Tanggal, Tanggal nota mulai dari ketika transaksi dimulai. Lalu jika memiliki batas waktu pembayaran, maka perlu memasukkan tanggal jatuh tempo supaya pembeli mengetahui kapan waktu harus membayarnya.

3. Nama dan alamat, nama dan alamat pembeli diperlukan supaya mempermudah dalam berhubungan dan sebagai pelengkap informasi.

4. Deskripsi barang, deskripsi ini bisa meliputi harga produk ataupun layanan serta jumlah dan harganya. Pada bagian ini harus diisi dengan rinci untuk menghindari kebingungan.

5. Syarat dan ketentuan, mungkin perusahaan memiliki sebuah persyaratan khusus dalam transaksinya, jika demikian maka perlu mencantumkannya dengan tanda bintang atau tanda khusus lainnya.

Bahan Kertas Nota

1. Kertas Doorslag

Kertas doorslag adalah kertas yang tipis dan bisa digunakan untuk tembusan. Kertas ini dapat dilapisi dengan karbon untuk keperluan membuat nota. Kertas doorslag biasanya memiliki beberapa varian warna, beberapa di antaranya yaitu putih, merah, kuning, hijau, dan biru. Namun kertas ini sekarang semakin jarang digunakan, kebanyakan orang beralih ke NCR.

2. Kertas NCR

Kertas NCR adalah kertas yang bisa digunakan untuk tembusan tanpa perlu melapisinya lagi dengan karbon. Dengan alasan tersebut, tidak heran jika kertas ini sekarang lebih populer. Karena tujuannya memang untuk menggantikan karbon. Namun biasanya Kertas NCR memiliki biaya yang lebih mahal jika dibandingkan dengan Doorslag tadi. Kertas NCR ini juga memiliki beberapa varian warna seperti Doorslag.

Ukuran Nota Standar

Di bawah ini merupakan beberapa ukuran standar untuk nota

1. Nota Double Folio (43 x 33 cm)

2. Nota Folio (21,5 x 33 cm)

3. Nota ½ Folio (21 x 16 cm)

Baca Juga  Jenis Buku Agenda Mana Yang Sering Anda Gunakan?

4. Nota ⅓ Folio (21 x 10,5 cm)

5. Nota ¼ Folio (16 x 10 cm)

6. Nota ⅙ Folio (10 x 10,5 cm)

Ukuran di atas merupakan ukuran yang paling sering digunakan, namun jika Anda menginginkan ukuran yang lain, maka dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Pemformatan Nota

Format nota bisa dibuat hanya dengan tinta hitam satu warna, atau dapat juga menambahkan warna lain untuk bagian logo perusahaan. Namun jika ingin memperkuat branding dan membuatnya tampak lebih menonjol, maka dapat membuat nota dengan 4 warna atau full color, tentu harga produksinya juga lebih mahal.

1 Comments

Write a comment